企业档案管理应注意几个问题的研究

企业档案管理应注意几个问题的研究一文创作于：2023-03-27 11:52:04，全文字数：17590。

企业档案管理应注意几个问题的研究

��业分公司，在全面加强企业档案管理的工作中，高度重视不断夯实企业档案管理基础工作，按照本钢集团的档案管理文件要求，一方面咬住对企业档案管理工作人员的业务培训；另一方面及时聘请本钢集团档案馆的档案管理专家到企业做档案管理指导，共同商榷和研究解决企业档案管理工作中存在的实际问题，旨在加强和改进企业档案管理。在探讨和研究企业档案管理的工作中，笔者认为：要注意抓好企业档案整理，要学习掌握应用企业档案整理的工作程序、内容和基本原则；全宗的组织与编号方法；全宗内档案分类的原则与方法；立卷的内容与方法；档号的结构与功能等。档案整理，是通过一系列科学手段，将收集来的档案科学地组织，使之条理化和系统化。一般情况下，企业收集来的档案处于相对零乱、无组织状态，加上档案数量日益增加，成分越来越复杂，如果不加以整理，就会给日常管理和实际利用档案带来很大的困难。只有整理好的档案，才能为档案的保管、统计、检索和利用提供基本的单位和完整的体系，为准确地鉴定档案的价值提供全面、系统的依据。此外，经过整理充分发挥档案的凭证、参考作用，体现档案的利用价值。因此，档案整理工作是整个档案管理工作的基础，对其他档案工作环节有着很大的推进作用。档案整理的根本目的，是为了方便其保管和利用。当然，不能孤立地追求保管和利用的方便性，其前提是保持文件之间的有机联系，区分不同的价值。据笔者所知，不少企业完全按文件的形成时间或文号对文件进行排列，编制大流水号，不强调事由原则，利用计算机进行关键词检索。这样确实很省事，能够暂时满足一定的现实利用需要。但是，文书人员和档案人员在整理文件和档案时应尽量保持档案文件之间固有的联系，不宜随意分散文件，割裂这种联系。

企业档案鉴定，是指按照一定原则、标准和方法，分析和判定档案的价值，决定档案是否保存及其保存期限的一项档案管理业务。本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司，为了做好企业档案鉴定工作，依据本钢集团档案鉴定要求，并结合本企业档案工作实际，制定了“企业档案鉴定制度”。并按照“企业档案鉴定制度”要求，压实责任，贯彻执行。“本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司档案鉴定制度”对鉴定企业档案要用全面、历史、发展的观点和档案的来源、内容、形成时间、可靠程度、相对价值、利用情况等科学鉴定，都有明确规定。

企业档案统计，是按照国家档案统计制度，对企业档案工作中各种现象的数量关系进行调查、分析和研究，从而揭示和研究企业档案管理的现状和档案管理规律。抓好企业档案统计要认真抓好：一是把握企业档案统计原则。认真、准确、及时、科学地做好企业档案统计工作，保证档案统计资料的准确性、客观性和及时性与科学性。二是明确企业档案统计范围。三是明确企业档案的统计内容。包括档案管理机构、档案管理人员、档案编目、档案室、档案室设备及年度利用档案、利用资料、编研档案资料、投资数量等。档案数量统计。包括室存全部档案数量，年度接收、移出、销毁档案数量及室存资料数量。全宗下按档案类别建立统计台账，包括室存各类档案统计表、室存全部档案资料一览表、各类档案编目情况统计表、档案工作基本情况统计表、档案工作统计年报表等。四是企业档案统计要求。统计数据真实、准确，档案、目录、系统相一致。五是企业档案统计分析。企业档案统计分析是对反映企业档案工作现象的大量统计数据进行科学分析，从中发现问题，从而有针对性制定整改措施，改进和加强企业档案管理。企业档案统计分析主要有三种方法：动态分析法；分组分析法和综合分析法。

四、抓好企业档案管理，就竭力推进企业档案管理标准化

据笔者所知：我国近些年来正在着力推广标准化管理，我国标准化管理起步比较晚，大约是始于20 世纪80 年代初期。而美国、英国、德国等发达国家早已是国际标准化组织（简称ISO）的成员国。在世界命运共同体，经济全球化，经济一体化和“一带一路”共建的大趋势下，企业档案管理向档案管理标准化迈进，凸显重要了。笔者对企业档案管理实现档案管理标准，进行学习研究认为：要组织企业档案管理人员，全面学习掌握档案管理专业教材，掌握档案管理标准化的基本内容；档案管理标准体系的构成；与档案管理有关的标准化机构及制订的相关标准；档案管理标准的制订、修订与发布实施。档案管理标准化的基本原理主要是包括统一化、简化、通用化和最优化。档案管理的标准化的内容主要包括：档案专业名词术语与代号代码标准；档案业务标准化；档案信息处理标准化；档案管理技术标准化；档案管理设备标准化。为了使企业档案管理实现管理标准化。企业要根据档案管理国家标准和行业标准的概括性，又要依据企业档案管理的具体性和实践性，制订企业档案管理管理标准和企业档案管理工作人员的岗位工作标准。研究表明：档案管理标准是对事而言；档案人员工作岗位标准是对人而言。档案管理标准主要是纵向结构，档案的工作标准主要是横向结构。本溪钢铁（集团）建设有限责任公司矿山实业分公司制订并发布实施了“企业档案收集管理标准”。包括档案接收标准、档案交接交据格式标准、归档标准等。“企业档案整理管理标准”。包括全宗划分标准、全宗内档案标准、案卷格式标准、案卷质量标准、归档文件整理标准、档号编制标准。“企业档案鉴定标准”。包括档案密级划分标、档案保管期限标准、档案销毁标准等。“企业档案数据库设计标准”。包括数据单元标准、信息分类编码标准、数据加密标准、磁带交换格式标准等。“企业档案管理系统设计标准”。包括软件开发标准、文档编制标准、程序语言设计标准、输入输出格式标准、系统测试与评价标准等。“企业档案信息检索标准”。包括档案著录、标引标准、检索语言标准、档案目录编制标准、机读目录格式标准等。“企业电子文件的管理标准”。包括：电子文件收集与归档标准、电子文件整理与分类标准、电子文件元数据标准等。企业实现档案管理标准化，是企业档案管理实现科学化管理的要求，是企业档案管理实现高水平的提升。

五、结束语

笔者始终认为：随着我国经济发展由速度型向质量型转变；随着我国改革开放的步子越迈越大；随着鞍钢集团、本钢集团参加“一带一路”建设融入发展；随着数字化、5G、互联网建设与本钢集团OA 电子文件管理等上线，科学管理方法、手段的不断推广应用到企业档案管理之中来。科学技术创新的加快，企业管理创新的加快，促进了企业集约化管理，推进了企业档案管理要与时俱进，不断探讨和研究企业档案管理出现的新情况、新问题，这对不断改进和加强企业档案管理是极为重要和必要的。企业档案管理要加强对《档案法》的学习和研究，企业档案管理人员要学习研究我国与世界发达国家的档案管理理论，应用科学档案管理来指导企业档案管理工作，助力企业参加“一带一路”建设，参与国际市场竞争。要加强对企业档案整理和企业档案鉴定与企业档案统计分析的研究，从而改进和加强企业档案管理基础工作。企业档案管理标准化的研究，是对推进企业强化档案管理的要求。除此之外，要强化对企业档案管理技术应用的研究，企业计算机档案管理技术、企业档案信息存储技术、企业档案多媒体技术、企业档案网络技术、企业数字档案技术等都亟待深入分析、探讨和研究。

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