新时期机关档案保密工作存在的问题与对策研究

新时期机关档案保密工作存在的问题与对策研究一文创作于：2023-08-16 04:42:28，全文字数：17831。

扩展了泄密或窃密的途径和范围，保密技术的发展迫在眉睫。目前，保密技术的发展进程不容乐观，无法完全满足对开展保密管理工作的需要，不能完全顺应科学技术发展的前沿趋势和主流方向。因此，科学技术的高速发展与保密技术手段，尤其是与档案保密技术手段的滞后发展之间的矛盾给机关档案的保密工作带来了挑战。一是档案管理硬软件设备老化。相关电子设备和软件系统普遍没有得到及时更新升级，缺少必要的维护，处于不设防的状态，极易产生泄密和窃密的漏洞，给涉密档案的信息安全带来隐患；二是档案保密管理的方式落后。对于涉密机关档案的管理，普遍做法是将有实物形态的涉密档案放入保密柜单独存放，将数字化的涉密档案及检索工具存入不连接互联网的保密机上进行管理；三是档案管理信息化和数字化程度低。由于涉密机关档案在信息化和数字化的过程中无法得到保密技术的有效支持，泄密和窃密的风险过高，因此一般不对涉密机关档案进行数字化处理，给管理、查询和利用工作带来了诸多不便。

三、新时期做好机关档案保密工作的对策建议

保密工作是机关档案管理工作中的重要环节，这是由机关档案的内容和性质所决定的。为了解决新时期机关档案保密工作中存在的问题，下面从五个方面提出应对之策。

（一）充分发挥档案保密工作人员的主观能动性。工作人员的思想状态、工作作风和工作方法会对保密工作产生最为直接的影响，机关档案保密工作的重要性不言而喻。因此，应采取有效措施充分发挥档案保密工作人员的主观能动性，提高档案工作人员的保密意识、责任感、工作积极性和工作能力。一是在全单位范围内开展定期或不定期的保密教育和培训。通过鲜活的案例让档案工作人员充分认识保密工作的重要性和泄密或窃密的违法成本，不断增强忧患意识、法制意识和责任意识，并熟练掌握基本的防泄密或窃密的工作操作流程；二是为涉密岗位工作人员，尤其是机关档案管理涉密工作人员设置弹性的绩效考核奖惩机制。由单位保密工作领导小组办公室按月、季度或年度对涉密岗位的保密工作完成质量情况进行打分量化，分数对应不同档次的绩效奖励或惩罚，对于为单位保密工作做出重要贡献的部门或个人可酌情考虑追加年底一次性绩效奖励，对于未完成好保密工作给单位带来损失的部门或个人则一次性扣除或扣减绩效。

（二）将保密制度规定与具体保密措施紧密结合。宏观的保密制度规定指导具体保密措施的制定和执行，具体保密措施的贯彻实施是宏观保密制度规定执行力的体现。如果没有完善的保密制度作为保障，那么机关档案保密措施将会“迷失方向”。同理，如果没有科学的机关档案保密措施作为支撑，那么保密制度将会成为“一纸空谈”。因此，必须把保密制度规定与具体保密措施相结合。此外，要想使两者达到最优合力，还必须以“监督机制”作为重要的管理手段，这样不仅能约束和规范具体的机关档案保密工作，而且能以在监督过程中发现的问题作为契机，不断完善保密措施和保密制度。具体有两个关键性原则需要把握：一是要在各级保密制度体系的框架内，结合本单位的实际，制定机关档案保密工作管理制度和实施细则，让机关档案保密工作有据可依，使保密制度中的精神和要求落到实处；二是将在机关档案保密监督工作中发现的问题进行梳理和整合，及时向有关部门进行反馈，修订或补充保密制度中的相关条款，充分发挥其指导作用，在政策层面保障各项保密措施可以顺利执行。

（三）正确处理好涉密档案的保密管理与开放利用之间的矛盾。在机关档案管理工作中，由于涉密与非涉密机关档案交织管理，解密和开放鉴定紧密相连，因此，保密与开放之间的关系普遍难以平衡。为了正确处理好这一矛盾，一是要转变思想观念。摒弃“保密安全，开放危险”“只要不开放，就不会泄密”等错误思想，树立正确的保密观念，形成良好的保密工作风气；二是要改变工作方式。摒弃传统的“密件不借”的“一刀切”的做法，纠正以“涉密”为借口拒绝公开应公开的档案资源等问题，既要做到确保涉密机关档案安全，又要在合法合规的基础上为涉密信息资源的利用提供便利条件；三是要理顺工作流程。要认真梳理解密鉴定和开放鉴定的工作流程，在有效的监督机制下，既要对保密期限已满的档案资源及时进行解密处理，又要对已经解密的档案资源进行划控处理，把经鉴定可以公开的档案资源及时开放。

（四）正确处理保密重点与非保密重点之间的关系。相较于可以带来直接效益的业务工作而言，一般单位投入到基础性和服务性的保密工作中的人力、物力和财力是有限的。因此，如何在有限的资源配置范围内，最大限度地做好机关档案保密工作，是亟待解决的重要现实问题之一。这就需要在实际工作实践中正确把握保密重点和非保密重点之间的关系，它们之间的关系主要包含三个层面，即按照机关档案涉密信息的重要程度来划分的保密重点和非重点；按照机关档案产出部门的重要程度来划分的保密重点和非重点；按照机关档案涉密人员的重要程度来划分的保密重点和非重点。由此可知，正确处理两者关系的基本原则就是按照涉密的重要程度进行“资源倾斜”。这里所说的“资源”主要包括：人员安排、软硬件支持和经费保障。人员安排指为“重点”涉密机关档案信息的管理工作配备与工作任务量相匹配的专职机关档案管理人员。涉密人员和岗位都要保持相对稳定，并且要重点保护接触密级比较高的涉密人员以及重要岗位上的工作人员。而对于“非重点”涉密机关档案信息的管理工作可以酌情指派兼职档案人员进行管理。软硬件设备支持指为“重点”机关档案涉密部门提供先进的保密技术手段支持。而对于“非重点”机关档案涉密部门可以酌情沿用传统的保密管理方式。经费保障是要为“重点”涉密机关档案管理工作提供必要的经费支持。人员和硬件的投入归根到底还是经费的投入，无论是人员的绩效考核，软硬件管理工具的投入还是先进保密手段的引进都离不开经费的保障。

（五）正确处理好涉密纸质档案与电子档案之间的关系。随着电子档案的载体形式呈现多元化的发展趋势，传统的纸质档案不再是唯一的载体形式。从档案在线归档的实现到数字档案室的建设，都需要以档案数字化和信息化为基础。与此同时，新时期、新形势的变化和发展给涉密机关档案的管理工作带来了难题和挑战。涉密机关纸质档案和电子档案的交织管理现象普遍存在，要想同时管理好纸质和电子两种载体形式的涉密档案，可以从以下三个方面入手：一是档案工作人员在管理好纸质涉密机关档案的基础上，要不断提高保密意识和保密技能，尤其是对于U盘、移动硬盘等移动存储介质中的涉密内容，要进行重点管理与保护；二是实行涉密纸质和电子档案的“双套制”管理模式，在符合相关保密法律法规和数字化操作规范的基础上，有条件地逐步实现涉密纸质档案的数字化，同时也要尽可能地保存涉密电子档案的纸质版本作为备份，这样既可便于利用，又可确保安全；三是档案管理人员要定期对所保管的涉密纸质和电子档案的管理情况进行清理，查漏补缺，监督排查泄密隐患，严防管理死角。

四、结语

保密工作事关事业成败和社会安危，只有从思想和行为着手，以制度作为保障，严守保密阵地，才能让事成，保国安。机关档案的管理工作人员要清醒认识到新时期机关档案保密工作存在的问题和面临的挑战，充分发挥主观能动性，将保密制度规定与具体保密措施紧密结合，正确处理好各种矛盾和

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