七、传达状况

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传达状况中含有各种不同的要素，其中具有代表性的是以下4个。在不同状况下加入这4个要素，将“谁”这一要素当作变数来考虑。

（一）传达什么

这是指在已经确定内容的基础上，决定传达和不传达哪些要素。由于状况本身有些部分很难描述，与前述内容的主旨也有不同，因此这里只简单地谈及一种状况。

思考应该传达的信息及其理由，完成内容之后，很多情况下其实并不需要将这些内容全部传递给接受者。例如若接受者已得到了很多情报的话，就没有必要详细说明。

图表1-8 代表性的4个媒介

此外在某些情况下还可以不顾接受者的理解度，只提供部分情报。例如只传达与想要传达的信息有关的情报，让接受者自己思考传达者究竟想传达什么。这种做法便于接受者猜测传达者的意图，且能给接受者留下更深刻的印象。类似的手法还有只提供片段的情报，让接受者自行想象要传递的信息。

（二）什么时候传达

比如考虑是工作时间传达还是非工作时间传达，是趁着周一的清爽心情时传达，还是等倦怠的周三传达，或者是等到周五晚上的假日再传达。

一般而言，传达之后并不需要对方立即答复，会给予充足的思考时间，有时甚至会给长达数天的时间来等待答复（当然也视案例的紧急度来定）。

注意不要在接受者有重要的事时传达。比如对方正埋头于重要工作时强行要求对方同意某些微不足道的事，意图在他注意力放在其他案件时不深究某些细节。这种方法不仅不能提高效率，从长远来看还会降低自身评价。

从现实来看，根据交流的目的选择注意力集中的时间、心情好的时间或者能充分交谈的时间是非常重要的。

边用餐边进行商谈是由于吃东西能给人的大脑带来幸福感，便于交流，因此被广泛用于社会中。

在交互性交流的场合，得到对方的反馈后间隔多长时间回复也是个问题。比如当顾客表示不满时，要做出极其迅速的反应。但在想要委婉地拒绝邀请时刻意慢一步回复，以表示自己并没有太大兴趣也是一种交流方法。

要注意的是人不仅会关注回应内容，也非常在意和期待回应时机，是否符合他的期待有时也能传递强烈的信息。

例如优秀的销售负责人表示“后天给您答复”，却在今天或明天就联络了对方，表示他极有热情和诚意。相反，如果他说“月末之前联络您”，结果直到第二个月才联络，接受者当然会感到不快吧。这些小事的积累能成为推动他人行为的动力，请各位务必注意。

（三）在哪里传达

如果是与媒介联动的面对面场合，首先要考虑应该在哪里传达。这一要素中包括物理性的场所，但更为重要的是是否有他人存在（有没有同行者）。例如上司斥责下属的情况，考虑到本人的自尊心，上司往往会选择没有其他人在场的地点，但如果是杀鸡儆猴，则会刻意选择大家都在的地点当面斥责下属。

至于物理场所，如果是一对一面谈的话，面对面坐下会形成对决姿势，所以90度的角度是最好的，或者不选择方形桌而选择圆桌，总之有各种各样的技巧。

此外据研究表明，即使同样坐在对方的90度位置，是露出更易表露感情的左侧脸（与右脑相关），还是露出不易显露感情的右侧脸（与左脑相关），也会给接受者留下不同的印象。如果各位有兴趣的话，建议阅读相关专业书籍。

（四）以怎样的顺序传达

信息的传达方式包括自上而下和自下而上2种。自上而下的传达方式首先说明结论（金字塔结构最上层），之后再介绍导出结论的理由。自下而上则是刚好相反，先说明事实信息，最后再说明结论。

自上而下的传达方式偏欧美风格，自下而上则更有日本风格，具体哪一种更为有效不取决于它们风俗或气质，而是要根据交流的本质来做出判断。第2章中将详细介绍代表信息流程的“故事线”，这里则以“接受者容许的时间”“达成一致认识的情报量”“故事构成的难度”这3个观点为基础，对具体选择什么类型简单说明。

1.接受者容许的时间

首先根据接受者对该谈话给出的时间的绝对量来决定自上而下和自下而上哪个更好。假如只有1分钟，那么整理漫长的事实情报再得出结论显然时间是不够的。欧美的管理人员喜欢“先从结论开始说明”，就是首先要判断结论本身的内容对自己而言是否具有价值，再考虑是否花时间进一步了解。

2.达成一致认识的情报量

接着根据达成一致认识的情报量来改变说明顺序。如果情报量大，将其作为连接点来导向最终结论，即自下而上的方式更为有效。

3.故事构成的难度

最后则是故事构成的难度。日本比较重视传统式的“起承转合”流程，而自上而下的传达方式很难这样来说明。

此外，传达方式也并不是只能从自上而下或自下而上中择其一，重点是以上述要点为基础，具体事情具体分析，自己判断以怎样的顺序来说明最为有效。

专栏:分开传达

之前介绍的“说明状况”作为综合要素的话，“如何分开传达说明内容”也是应考虑的要点之一。

分开传达内容无非是考虑“将怎样的要素”“在怎样的时机”“在哪里”“传达给谁”。

一般而言，一次性传达所有内容被认为更有效率，但这不过是传达者单方面的效率罢了。不同接受者的状况不同，有的人不能一次性理解所有信息，需要多次重复，结果往往导致传达效率低。

在思考怎样分开传达时应当注意的要点是“分成几次”“间隔多久”，以及“在多大程度上重复说明内容”。