从俯瞰的视角看待会议运营

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首先要做的是将会议整体结构化之后，以俯瞰的视角理解自己所处位置，确认没有漏掉应当进行的步骤。按图表6-1所示的流程来推进会更为有效。如图所示，会议运营大致可分解为三个流程，而后进一步分解到下方的辅助步骤。

流程一的事前准备通常是在一般交流中容易被忽略和遗忘的步骤，但在实现生产性会议时则是不可或缺的。它与第4章所介绍的交涉的不同点在于不仅要搜集信息、结构性地掌握对方的关注点和自己的任务，还要注意统一引导参加者的意识。

图表6-1 会议的流程

在流程二的执行中，除了运用各种技术性手法以外，我们还要时刻注意论点，重视会议内容的结构化，也就是逻辑的结构化要点。尤其是在以做出决策为目的的会议上，要导出最终结论就必须通过会议构筑能支持最终结论的逻辑（图表6-2）。

此外，流程二的各步骤还要深入理解其他观点，即“克服集团层面的低效之处”这一点。

流程三的跟进则与其他交流活动一样，是容易疏忽的要点。会议是手段而非目的，在会议上决定的事项只有进入执行阶段才有意义，对此不可马虎。

多人共同决策和构筑支持该决策的逻辑，这其实与第5章所介绍的训练有许多共通之处。会议与训练看似不同，但其根本其实都是利用批判性思维的态度和技巧进行正确思考（或者引导别人正确思考）。

图表6-2 通过会议实现逻辑结构化

理解会议的特征

在对会议的准备、执行和跟进的各步骤进行讨论之前，先要理解会议的特征。这里为各位列出典型的4个特征。

一、交流渠道呈几何状态的增加

会议的第一特征是交流的复杂度呈几何状态增加。请看图表6-3，随着会议参加者的增加，交流渠道也随之飞跃性地增加。交流渠道的数量也可以视作认知差距的数量。在一对一交流中只存在两人之间的认知差距，只要填平这个差距即可，但会议中的认知差距是同时且多发的，会在瞬间大量产生。

二、经常出现难以控制的状况

渠道的多样化和复杂化，加上交流本身是多对多，所以经常会出现自己预料之外却又不得不参与的交流，从而导致产生难以控制的状况，这也是会议的特征。

比如参会者可能会在与自己无关的部分发生口角，影响会议整体气氛，让其他人思维受限。如何控制散漫的会议走向至今仍是巨大的课题。

图表6-3 会议参加人数与交流渠道数之间的关系（往复）