三、形态的灵活性较小

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会议的特征还包括受时间和空间的限制较大。随着参加人数的增加，要配合大多数人的时间是件极其困难的事。并且不是每次所选的场地都适合会议，可能任何人都遇到过“今天的会议室太窄”或“没有投影机太不方便”等困境吧。

这就可能造成各种后果，比如会议时间受限导致讨论不足，或者离上一次会议的时间太近导致参与者缺乏热情，或者环境问题导致参加者难以集中精神讨论等。

四、必要的参加者并不一定能保持出席

这也与上述的情况有关。有时参加者会因为突然有其他要事而难以出席，而持续多次的会议只要缺席一次，就会在信息和意识层面上出现差距，导致跟不上会议流程，产生被排斥感，从而可能会降低积极性。

要实现会议的生产性，就必须在理解这些特征的基础上，事先做好准备工作，避免或最小化其带来的负面影响。

步骤1：在会议前达成共识

低效率的会议常见的情况是参加者在没有任何明确目标的前提下参加会议。我们在工作中通常都会被指派任务或给予目标，但会议与工作不同，它更为暧昧。因此改善低效率的状况就能极大提高会议的生产性（图表6-4）。

图表6-4 步骤1：在会议前达成共识

以下将介绍落入典型误区的案例，以此加深思考。

一、共享会议目标和预期成果

即使理解了会议应当讨论的中心话题，但许多场合下的讨论仍然错综复杂，这就是参加者未能共享会议目的（预期成果、会议结束时的目标）的状况。如果不能对预期成果达成共识，那么参加者的行为就会各不一致，这也等于忽视了批判性思维的基础。

比如当参与者以为会议目的是头脑风暴时，突然要他们做决策，也不可能实现意见的统一。反过来说，如果参与者一开始以为会议目的是做决策，那么即使后来知道这只是单纯的提议型会议，也很难拿出像样的点子。

心理准备不足不仅难以实现好的效果，还有可能让参加者产生“根本不想这么做”“被算计了”等情绪，从而对程序的公正性（参照289页的图表）产生怀疑，降低参与意识。怀疑一旦出现，要消除它就是一件难事了。

因此要实现有生产性的会议，要在会议开始之前与参加者共享讨论内容，以及明确该会议打算实现什么。这是企业在制定中长期计划时，从视觉上唤醒员工对理念的认知的生动表现，等同于将达成目标用数值来表示。

二、会议的种类

那么一般而言，我们所期待的会议产出是什么呢？从期待的成果和会议结束后所达成的观点来看，可以分为七种典型类别。当然，会议类型不同，检测会议成果的指标也不同（图表6-5）。

图表6-5 测定会议成果的指标

现实情况下，并不是每次会议都要测定指标，但如果参加者意识到这一点，就能改变他们的发言与行动。例如在会议指南中明示“希望这次的集思广益能得到比○月○日的会议更多的创意”，就能让参与者对会议有明确的概念，从而让讨论更加顺畅。

此外，从不同于图表6-5的分类观点来看，还可以将会议分为以下类型。在不同的案例中，告知参与者会议目的与预期成果的重要性也会有微妙的不同。

（一）例行会议/非例行会议

对于一般的例行会议，参加者早已了解了会议风格，且成员基本固定，议程大多也能提前知道，因此会议目的共有化的重要性相对较低。

不过习惯了例行会议后，遇到风格不同的会议时（例如在以信息共享与决策为中心的会议上集思广益），参加者很容易陷入迷茫。另外，生产性较低的会议如果常态化，也会出现难以摆脱这一困境的问题。

参加会议的成员也有职位上的不同，某些高职位成员参加的例行会议，如果因紧急日程冲突而休会就太可惜了。他们的日程很难配合，而他们所做的近况报告，以及对未来发展的讨论都能成为磨合经营层观点的机会。

（二）部门内部会议/跨部门会议/跨公司会议

参加者越是多样，采取对会议目的有共通认识的行动越是重要。越是内部的会议，越容易出现安心之下的“惰性”，因此需要根据状况做适度的收紧。有的企业还会特意在其他部门安排观察员，其目的就是防止这种惰性，使信息透明化，实现人事交流。