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批判性思维.交流篇
四、事先彻底告知
书籍名:《
批判性思维.交流篇
》 作者:
日本顾彼思商学院
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我们不仅要理解告知会议目的的重要性,更要彻底贯彻它。当意识到主办方的明确目的是在会议上做决策时,人们往往会以此为导向,思考如何将会议变成达成共识和共享信息的场所。通过电子邮件等来进行告知的话,一般情况下十个参加者中有两三个人会误解会议目的,这也是因为他们对会议目的不够关心。
最近的社会已被信息洪流淹没,要从根本上改善这一问题愈加困难,但仍可以给各位几个提示。
(一)给参加者指派任务(事前分配)
通过给参加者出席前的“作业”,能提高其对会议的理解和责任感。这有可能极大提高会议生产性,但自然也会给参加者(以及会议主办者)带来很大的负担。此外,当有人对任务提出异议时,需要调整时间,如果参加人数较多,要给每个人分配合适的任务也是个难题。但若是给所有人分派同样的任务,部分参加者又可能难以完成,或者无法将准备好的东西活用于会议中,反而容易造成不满。
要有效利用事前分配,需要提前关注反对派的意见,拉拢中立派,从而实现有效的任务指派。
(二)由上司到部下,自上而下地进行指导
这是为了实现会议的生产性,从企业整体角度来贯彻工作模式。虽然做起来难,但实现之后效果绝佳,可惜意识到这一点的领导并不多见。希望各位读者能够养成与会议参加者事先共享“会议目标是什么”的习惯,并让他们认识到这种做法的效果。
有的企业还会明文规定“会议方法”,比如让领导者实践“事前告知义务”。
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