四、事先彻底告知

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我们不仅要理解告知会议目的的重要性，更要彻底贯彻它。当意识到主办方的明确目的是在会议上做决策时，人们往往会以此为导向，思考如何将会议变成达成共识和共享信息的场所。通过电子邮件等来进行告知的话，一般情况下十个参加者中有两三个人会误解会议目的，这也是因为他们对会议目的不够关心。

最近的社会已被信息洪流淹没，要从根本上改善这一问题愈加困难，但仍可以给各位几个提示。

（一）给参加者指派任务（事前分配）

通过给参加者出席前的“作业”，能提高其对会议的理解和责任感。这有可能极大提高会议生产性，但自然也会给参加者（以及会议主办者）带来很大的负担。此外，当有人对任务提出异议时，需要调整时间，如果参加人数较多，要给每个人分配合适的任务也是个难题。但若是给所有人分派同样的任务，部分参加者又可能难以完成，或者无法将准备好的东西活用于会议中，反而容易造成不满。

要有效利用事前分配，需要提前关注反对派的意见，拉拢中立派，从而实现有效的任务指派。

（二）由上司到部下，自上而下地进行指导

这是为了实现会议的生产性，从企业整体角度来贯彻工作模式。虽然做起来难，但实现之后效果绝佳，可惜意识到这一点的领导并不多见。希望各位读者能够养成与会议参加者事先共享“会议目标是什么”的习惯，并让他们认识到这种做法的效果。

有的企业还会明文规定“会议方法”，比如让领导者实践“事前告知义务”。