七、明确并共享参加者的责任
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不明确和不共享参加会议的成员的职责，往往是导致讨论混乱的原因。虽然一般会议中的职责很少共享，但连职责都不明确的则很少见。
只有明确了主持人、记录员、普通参与者、会议主办者、报告对象、观察员等职责，才能打消参会人员的各种怀疑与不满，例如“为什么那个人会在这里”“为什么那个人控制会议”“这个会议的结论由谁来做”等询问。
一旦出现这种询问（或者出现类似疑惑），就容易引发初期问题，因此为了避免这一点，明确参加者的职责具有极其重要的意义。
职责的明确化也与本人的事前准备相关，容易促使责任感的形成。此外，在会议当天，各自集中于自己的职责也能让会议进程更为顺畅。
以下将简单介绍上述职责中较为重要的主持人、记录员、普通参与者和会议主办者。
（一）主持人
会议中职责最重要的是主持人（会议的推进者）。他负责整理讨论流程，让会议结构化推进。一般而言，主持人需要尽可能地贯彻自身职责，不发表自我意见。换句话说，主持人是虽然参与讨论流程，但在讨论缘由和结论时处于中立地位。
以下列举几个作为主持人的具体工作。
·让参加者随时意识到“现在应该讨论什么”。
·当讨论偏题时，要将它引导回原本的论点。
·做好时间管理，配合议题的轻重缓急，使参加者集中于必要的讨论中。
·让所有参加者都发言，使其对会议有参与感。
·将被“立场强硬的人”“声音比较大的人”带偏的讨论引导回正途。
·当场面过于情绪化时，进行降温。
·提高参加者的集中力，转换会议基调时让参与者暂时休息。
要完成以上职责，主持人需要满足以下条件。
·控制自己的兴趣和感情，专注于目的。
·结构性地掌握讨论走向。
·斟酌参加者的关注点和情绪，并及时应对。
在介绍会议术的书籍中，大多会提到“主持人最好不兼任普通参与者（陈述意见人）”，这是因为主持人的主旨是从中立的角度来控制会议“流程”。上述职责和条件也必须以此为前提。
但这只是理想状态，实际上每次会议都有这种人才是很难实现的。要向不具有决定权的第三人提供足以掌控会议流程的信息，本身就是巨大的工作，因此现实中往往是参与决策的普通参加者兼任主持人。后文都将默认由兼任主持人来推动讨论（以下都用“兼任”来代表兼任主持人）。
主持人除了上述中立的职责外，还要特别注意以下要点，这也是要求一般参加者需具备的条件。
·为提高决策质量做最大努力。
此外，担任主持人的人还需要附加以下条件。
·站在客观的立场来观察自己的行动和事物（具备批判性思维中最重要的要素“元视角”）。
总之，主持人不仅要准确提供自己所知道的信息，还要不发表意见，随时提醒自己努力提高集团性决策质量。除了具备批判性思维之外，还要具备强大的精神力量。
不少企业会选择让会议中的重要人物做主持人，但其实并不一定要让会议中高职位的人担任这一角色。事实上最好相反，尽量不要让接受报告的人或者对决策有强大影响的人兼任主持人。
如果让对决策有强大影响力的人来引导会议流程，会导致参加者难以自由发表意见，积极性降低，感觉自己被诱导向结论。案例11的户塚就是这种类型。
（二）记录员
记录员的职责通常是正确记录会议参加者的发言，事后制作成会议录交还给所有人，是比较不起眼的角色。但如果能有效利用记录员，也能提高会议的生产性。具体而言，就是在白板上做记录，或者将笔记投影到大屏幕上供众人观看，就能针对论点，实现将讨论结构化的目的。
要参加者记得以往的讨论究竟实现了怎样的意见交换，就必须设置记录员。即使是1小时的简短会议，也会有不少人在结束后一头雾水：“这件事刚才怎么说来着？”“这个案子是不是已经决定了？”
作为记录员要满足以下条件。
·熟知讨论的背景，轻松地跟上谈话流程（或者不误解谈话内容）。
·不仅思维要紧跟讨论，还要在注意讨论“结构”的基础上做好笔记（图表6-9）。
·使用白板时，字迹要漂亮。
·将电脑制作的笔记投映到大屏幕上时，打字速度要不落后于讨论速度。
此外，记录员所记录的议事簿在会议的最后流程，即跟进阶段将发挥重大作用。从这个意义上来看，记录员能给提高会议生产性和会议后的跟进带来不小的影响，是重要的配角。
图表6-9 会议记录的例子
（三）会议主办者
会议主办者既是该会议的主人，也要对最终结果负责，通常由有一定职位的管理者担任。主办者必须实现以下职责。
另外，主办者虽然不需要亲自完成多个要素（尤其是会议准备和跟进相关），可以将其委任给其他人，但前提条件是必须做出正确的指示。
·引导会议议程以及会议目的（预期目标）。
·为了让会议实现生产性，事先向参加者传达并共享必要的信息。
·分配并告知参加者在会议中的职责。
·在必要的情况下，事先与主持人商谈，共享会议进展情况。
·提供能让参加者毫无压力地专注于会议的环境。例如按目的和人数来选择会议室。
·会议未按预定进行时（例如主要参加者不得不中途离席），与主持人商量得出最好的解决方法。
·（尤其是在决策会议时）要求参加者得出最终结论。
·通过发放和公开议事录来告知决定事项（在此前一个阶段要根据情况向相关人员确认议事没有错误）。
·在必要的情况下，进行事后监控，确认并报告是否有很好地执行决定事项。
要完成以上职责，会议主办者需要注意以下要点。
·时刻意识到准备、实行、跟进的流程，确认没有遗漏。
·注意自己的发言和行动要比主持人和普通参加者更能提高会议质量。
（四）普通参加者
普通参加者是不用承担之前所介绍的所有职责的人。对他们的期待就是根据会议目的，最大限度地进行建设性的发言。应当注意的是如果事先未分担职责，普通参加者往往会缺乏当事者意识。会议的主角是每个参加者，无论主持人和记录员如何努力，如果普通参加者当事者意识太低，也难以得出成果。
虽然不同主题多少有所差异，但希望每个人都拥有“所承担的责任都会变为本公司和本部门的业绩，以及自身能力的提升”的意识。