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批判性思维.交流篇
五、如何做有效的时间管理
书籍名:《
批判性思维.交流篇
》 作者:
日本顾彼思商学院
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《批判性思维.交流篇》五、如何做有效的时间管理,页面无弹窗的全文阅读!
案例14中的人普遍陷入了典型的误区,而要避免落入误区的典型手法有以下4种。当然各位还可以根据需要和实际条件,同时使用多种手法,以取得更好的效果。
(一)控制讨论项目的数量
各位冷静思考一下,是否会发现许多不那么重要的项目都是以“顺带”的方式出现在会议中呢?时刻注意是否将议题控制在最低限度是非常重要的,而应该如何减少讨论项目,具体方法如下。
·对于不太重要的或容易分散讨论重点的项目,利用邮件做决策,或者改为轮流讨论。
·向下一级的会议(例如董事会议可以向部长会议)委派议题,将项目转给该会议讨论。
后者只要使用得当,能够提高下级人员的当事者意识和决策能力,各位可以试试看。但强行委派项目会给对方造成负担,也有可能降低其积极性,拉低决策质量,因此在向下级委派项目时必须先做好交流。
(二)控制议题的顺序
控制议题的顺序也是有效利用时间的方法之一。基本包括“将重要项目放在前面(但在话题的发展上要注意可能会遭到反驳的论点)”“彼此相关的话题之间尽量做到没有时间空白”等。
越是重要的议题越是容易花费时间,从而可能导致其他项目时间不够(如果不减少项目的数量,这是极有可能的结局),所以请务必在控制议题顺序的基础上来精简讨论项目。
(三)在会议的开头或中途共享会议整体概念(目的、想要实现的
东西)
要实现会议参加者的行为规范,就要共享会议的整体概念,并且不仅要在会议开头共享,中途也要确认。共享会议进程这一方法虽然简单但切实有效。
(四)公布时间表
在控制时间的基础上,向所有参加者明示时间表也是一种有效的方法。此外,主持人也可以有意识地发言提醒参加者注意时间。基本来说就是要找出重要项目或可能有反对意见的论题,对此分配更多的时间。
不过实际的会议大多不会完全按事先安排的时间来进行,因此要在最初设置一定程度的缓冲时间,在会议中适度地快进一些项目,以求整体平衡。
另外,时间表只是一个目标,遵守时间表并非目的所在。要谨记批判性思维的基本态度,即“避免将手段目的化”。
除了这些手法之外,还可以通过让参加者意识到机会成本(例如“参加这次会议的各位消耗的会议时间所含的机会成本为○○万日元”)来提高会议的生产性。
当然,最重要的是让整个企业的员工都能深刻认识到不仅在会议上,在所有局面下都适用的“时间就是金钱”。
此外,有效的时间管理还有可能实现除了提高会议产出之外的效果。例如连续开会时,可能会因为最初的会议延长而导致不能参加后续会议(最坏的情况是所有人等一个迟到的人),或者导致不得不中断最佳决策时机,而利用时间管理避免这些情况就能提高企业整体的生产性。
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