五、如何做有效的时间管理

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案例14中的人普遍陷入了典型的误区，而要避免落入误区的典型手法有以下4种。当然各位还可以根据需要和实际条件，同时使用多种手法，以取得更好的效果。

（一）控制讨论项目的数量

各位冷静思考一下，是否会发现许多不那么重要的项目都是以“顺带”的方式出现在会议中呢？时刻注意是否将议题控制在最低限度是非常重要的，而应该如何减少讨论项目，具体方法如下。

·对于不太重要的或容易分散讨论重点的项目，利用邮件做决策，或者改为轮流讨论。

·向下一级的会议（例如董事会议可以向部长会议）委派议题，将项目转给该会议讨论。

后者只要使用得当，能够提高下级人员的当事者意识和决策能力，各位可以试试看。但强行委派项目会给对方造成负担，也有可能降低其积极性，拉低决策质量，因此在向下级委派项目时必须先做好交流。

（二）控制议题的顺序

控制议题的顺序也是有效利用时间的方法之一。基本包括“将重要项目放在前面（但在话题的发展上要注意可能会遭到反驳的论点）”“彼此相关的话题之间尽量做到没有时间空白”等。

越是重要的议题越是容易花费时间，从而可能导致其他项目时间不够（如果不减少项目的数量，这是极有可能的结局），所以请务必在控制议题顺序的基础上来精简讨论项目。

（三）在会议的开头或中途共享会议整体概念（目的、想要实现的

东西）

要实现会议参加者的行为规范，就要共享会议的整体概念，并且不仅要在会议开头共享，中途也要确认。共享会议进程这一方法虽然简单但切实有效。

（四）公布时间表

在控制时间的基础上，向所有参加者明示时间表也是一种有效的方法。此外，主持人也可以有意识地发言提醒参加者注意时间。基本来说就是要找出重要项目或可能有反对意见的论题，对此分配更多的时间。

不过实际的会议大多不会完全按事先安排的时间来进行，因此要在最初设置一定程度的缓冲时间，在会议中适度地快进一些项目，以求整体平衡。

另外，时间表只是一个目标，遵守时间表并非目的所在。要谨记批判性思维的基本态度，即“避免将手段目的化”。

除了这些手法之外，还可以通过让参加者意识到机会成本（例如“参加这次会议的各位消耗的会议时间所含的机会成本为○○万日元”）来提高会议的生产性。

当然，最重要的是让整个企业的员工都能深刻认识到不仅在会议上，在所有局面下都适用的“时间就是金钱”。

此外，有效的时间管理还有可能实现除了提高会议产出之外的效果。例如连续开会时，可能会因为最初的会议延长而导致不能参加后续会议（最坏的情况是所有人等一个迟到的人），或者导致不得不中断最佳决策时机，而利用时间管理避免这些情况就能提高企业整体的生产性。