第10章 文职类工作和行政类工作的面试问题
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核心问题：“你效率高吗？”
典型的岗位：
■财务管理员；
■记录管理员；
■文书助理；
■办公室主管；
■秘书；
■私人助理；
■会计；
■医疗管理员；
■银行职员；
■记账员；
■财务主管；
■审计师；
■证券分析师；
■法律行政人员；
■招生人员；
■双语秘书；
■收银员；
■会计技术员。
文职人员和行政人员的职责是确保组织的顺利运转。如果一家公司的行政人员不能有效完成工作，那么办公室和各部门的工作可能会陷入停顿。面试官想要确保你能够保质保量并高效地完成工作，且尽量不给公司造成干扰。
面试官关注的核心问题是“你效率高吗”。效率高的人通常都是：
■有条理的；
■有能力的；
■足智多谋的；
■技能娴熟的；
■专业的；
■乐于助人的。
面试官在招聘文职人员或行政人员的时候，最看重的是：
■条理性；
■可靠性；
■系统的方法；
■具体的技术技能，例如使用某些计算机程序的能力；
■具体领域的经验，例如数据处理能力；
■与他人合作的能力。
在准备面试的时候，你要确保你仔细评估过：
■你的核心技能。大部分的文职工作、行政工作和秘书工作都要求你有特定的技能，比如文字处理能力、语言能力、记账能力、使用特定软件的能力、熟练操作特定设备（比如某种电话总机）的能力或对特定流程的了解。你要回顾你所有的相关技能，尤其是那些符合岗位描述的技能。
■你的核心经验。你需要回顾你已有的一般性经验，比如适用大部分岗位的人事管理经验和工作规划经验。你要重点关注与你申请的这份工作相关的经验，比如发放工资和数据处理等经验。你在特定领域的相关经验也是一项优势。例如，尽管基本的工作要求相同，计算机服务管理员所拥有的知识和专业技术仍与人力资源管理人员大相径庭。当面试官要找的是一个能够无缝交接工作的新员工时，你要回顾一下自己所有的相关经验和知识。
在准备以下面试问题的回答内容时，你要把这些要点牢记在心。
问题：“你对我们公司了解多少？”
正如第2章所说，你已经做了准备，你很了解这家公司。那你就从一般性观点开始说起吧——这家公司是做什么的、历史背景等。然后，如果可能的话，重点关注这家公司与你申请的这份工作有关的一些方面。
问题：“你如何才能成为一名好的（你的职业）？”
关键就是你的效率。你需要重点关注效率，在回答中填充能够展现出你很高效的细节。
■你对特定技能或流程的熟练程度；
■你的经验；
■你的才能和智慧；
■你的专业方法；
■你的组织能力。
你要在回答中加一些能够表现出这些闪光点的事例。
示例
我想说，是效率让我成为一名好（你的职业）。例如，（给出一些简单的例子说明你的工作效率，提及它们给雇主带来的好处）。我在（相关领域）有×年的经验，并且在（你的两三项技能）方面非常熟练。此外，我具备（能帮助你完成工作的两三项个人特质），这些都确保了我能胜任并专业地完成工作。
问题：“你最大的优势是什么？”
你最大的优势就是上述的回答——你的高效以及让你变得高效的那些技能和个人特质。
问题：“我们为什么要雇用你？”
面试官通常把这个问题作为一个小小的挑战，来测试你是否具备初步的抗压能力。你要表现得沉着冷静、处变不惊，给出一个实际上是在说“因为我能够顺利高效地接手这份工作，并且尽量不让公司的工作中断”的回答。如果你还没有向面试官展示你的能力、知识和对专业的精通，那么你可以在此提一提。你要告诉面试官你了解这份工作的要求，并且你能够达到这些要求。
示例
我相信我在（相关领域）的经验和对（相关流程或专业领域）的熟悉，会让我迅速上手这份工作，并从一开始就为公司做出重大的贡献。
示例
因为我在（相关领域）工作了×年，并且能够在尽可能不让公司的工作中断的情况下顺利高效地接手工作。（如果前面的问题没有涉及以下几点，现在是时候介绍它们了。）我了解（从岗位描述中选择两三个相关的任务或职责，以证明你知道这份工作涉及什么）以及（这份工作所需的关键技能和特质）的重要性。这些都是我目前的工作中必不可少的要素，我很重视它们。此外，我在（有效开展工作所需的关键技能或特质）方面一直表现出色。例如，（给出一个简短的事例来加以证明）。
问题：“你有在无人监督的情况下工作过吗？”
（问题：“你认为在无人监督的情况下工作需要哪些特质？”）
在无人监督的情况下工作，你需要具备的特质是：
■自驱力——在没有外在动力的情况下承担任务和责任的能力；
■自律——在没有持续监督的情况下履行责任和准时完成目标的能力；
■自立——能够解决常规问题并适当地运用自己的判断力。
如果面试官问了你这个问题，那么这份工作大部分时间可能都是在无人监督的情况下进行的。如果你想维持自己高效的形象，那么你的回答要积极一点。很少有人没有在无人监督的情况下工作的体验，也很少有人没有任何值得借鉴的经验。即便你没什么这方面的经验，你也肯定在日常生活中有过成功完成一些任务或项目的体验，这些你也可以参考。
示例
之前作为（你之前的工作）工作的时候，我经常在没有人监督的情况下独自工作，因为（解释原因，比如你的上司正在做其他项目或你没有直属上司）。当发生（超出你的职责范围的问题）时，我会咨询（任何你咨询过的人）。但除此之外，我会自行规划工作、处理日常遇到的问题并做出决定。例如，（描述一次这样的经历，提及上述特质）。
示例
在以前做（给出你的工作经历）时，我有一小段时间是在无人监督的情况下工作的（解释具体情况）。我是一个经验丰富的聚会策划人（例子），且独自完成过很多项目，因此我已经习惯了自己规划工作、做决定并处理实际问题。例如，我需要（告诉他们你做了什么，提及上述特质）。
问题：“你在当前的工作中需要做出哪些决策？”
这是一个关于你的责任程度的问题。在认真思索这个问题之前，大部分人都低估了自己的能力，所以在面试之前想清楚它是很有帮助的。
示例
在我目前的工作中，我负责与（你负责的方面）有关的所有事情。当出现（超出你的职责范围的问题，给出一些具体的例子）时，我会咨询（任何你咨询过的人）。但除此之外，我会自行规划工作、处理日常遇到的问题并做出决定。例如，（描述你在一个普通的工作日需要做出的决定）。
问题：“你以前和上司闹过矛盾吗？”
你唯一的明智回答就是“没有”。
示例
我想不出我和上司有过任何矛盾。或许是我很幸运，碰到了好的上司。但我认为上司的职责就是监督我们高效地完成工作，而我也明白有时反馈和建设性批评是达到这一目标的必要手段。
问题：“你在工作中做了哪些事情来表现你的主动性？”
你需要为这个问题准备好例证。思考一下，你哪一次主动采取负责任的行动解决了一个问题或防止了一个问题的发生。你要记得说明公司从你的行动中获得的好处。
问题：“什么时候自己做决定比较好？什么时候听从上级安排比较好？”
面试官希望你不但能够听从指挥，也具有自己的主见。你需要给出一个不偏不倚的回答，表明你在必要的时候会承担责任，而不会草率行事。
示例
我目前所在的公司对于大部分情况都有着明确的处理流程，我一般都会遵循（表明你能够理解并遵照指示）。它也有着明确的规章制度，规定着我的日常职责和决策范围（表明你很擅长做一些日常决策）。然而，如果出现突发情况——我既没有接到指示，也联系不上上级，那么我会利用之前处理同类情况的经验，尽可能做出一个切实可行的决定。我会把我的行动记录下来并尽快通知我的上司。例如，（给出一个你成功做到这一点的例子）。
问题：“你觉得自己是一个可以信任的人吗？”
你当然是一个可以信任的人。不过，不要只说“是”或“不是”。你要用一个事例来阐述你的观点，以此证明你一直以来都是一个可以信任的人。
示例
我认为我自己是一个可以信任的人，我相信我现在的主管也是这么认为的。我有良好的守时和出勤记录，而且我认真对待手头的工作，及时并高质量地完成（你必须做的事）。在我的工作中，我必须可靠，因为如果我不完成我的工作，（说出可能出现的消极后果）。所以我必须做好我的工作，哪怕要付出额外的时间和精力。例如，（给出一个你解决问题或克服困难的例子，说明你是如何付出额外的努力完成工作的，以及由此给公司带来的好处）。
问题：“你喜欢分析类任务吗？”
如果你申请的这份工作包含大量的分析类任务，你就要给出肯定的回答。如上所述，不要只说“是”或“不是”，通过一个说明性的事例来阐述你的观点会更有说服力。
示例
我喜欢做分析类任务。我相信我有完成分析类任务所必需的（个人素质，比如关注细节、耐心、有条不紊的做事方法、计算能力等），而且我进一步提升了（谈及你的资质、培训、经验）。我相信这些技能都很有价值，（简要描述你的分析能力为公司创造的价值）。我已经使用了这些技能（如何运用、何时运用、何地运用），我申请这份工作（在某种程度上或很大程度上取决于你自己的兴趣和工作性质）也是受到这些因素的影响。
问题：“日复一日地做着例行工作，你会不会觉得无聊？”
文书工作和行政工作包含着大量的例行任务，所以如果你说你会觉得无聊，就会对你的面试不利。然而，如果你说你喜欢做这些例行任务，则会显示出你是一个无趣、缺乏进取心的人。所以，你回答时要掌握好平衡。
示例
每份工作都含有一些例行任务。幸运的是，我做事有条不紊，能以严谨的态度高效地完成日常工作。
问题：“你喜欢做细节性工作吗？”
很多文书工作和行政工作需要关注细节。如果面试官问你这个问题，那么你申请的这份工作可能很注重细节。
示例
我喜欢做细节性工作。我做事有条不紊，能够高效地完成这类工作。我相信我具备完成这类任务所需的（有益的个人特质，比如关注细节、有耐心、有较高的逻辑思维能力），并且我曾使用过这些技能（说明你如何以及在哪些地方成功完成了一些细节性工作，无论是在工作中还是在其他方面）。
问题：“你喜欢固定的工作内容和上下班时间吗？”
这个问题有点棘手。你不能说你不喜欢固定的工作内容和上下班时间，因为文书工作基本上都有着固定的工作内容和上下班时间（见上文）。然而，如果你说你喜欢固定的工作内容和上下班时间，又会显得你缺乏抱负。更糟糕的是，面试官或许会认为如果他们叫你加班或者做一个额外任务，你就会心烦意乱甚至大惊小怪。所以，你要给出一个中性的回答。
示例
我知道（你申请的工作类型）有着固定的工作内容和上下班时间。我已经习惯这一点了，因为大部分时候，这类工作都是如此的。然而，就像其他工作一样，这份工作有时也会有额外任务和加班的要求。我相信我能处理好这些额外任务并满足加班需求，这一点我现在或以前的雇主也认同。例如，（告诉面试官你以前这样做的一次经历以及由此给公司带来的好处）。
问题：“你是一个善于听从上级安排的人吗？”
面试官想知道你能否有效完成指令，这包括：
■理解指令；
■理清指令；
■执行指令；
■反馈结果。
面试官也想知道你是否愿意听从指令，不埋怨、不争辩。你要在回答时纳入这两个方面。
示例
是的，我觉得我是一个善于服从上级安排的人（概括一下在当前的工作中或其他场合，你是在何时以何种方式做到这点的）。我仔细倾听，以确保自己理解了上司的要求，并且问清楚了我不确定的事情。我会让上司时刻了解重大进展，并对结果进行反馈。例如，（举一个涵盖以上几点的例子）。就像大部分人一样，我喜欢别人给我理由和解释，而我现在的上司在这方面做得很好。不过，我意识到在压力下不可能总是这样。
问题：“你觉得自己是一个有条理的人吗？”
当然，你肯定得说自己是一个有条理的人。你可以用一个简短的事例来展现你的组织能力和天生的组织性。
问题：“工作中，你的抗压能力好吗？”
不要简单地说“好”。你可以利用这个机会谈谈你过去是如何在压力巨大的情况下表现出色的。”
示例
是的，我认为我在工作中具有良好的抗压能力，这一点我的上司也是认同的。我经历过（提到一些情形，比如紧急任务、突发事件、资源短缺、临危受命等）。在高压环境下，我的首要任务是保持冷静，评估情况和现有资源，做出最佳决策并迅速采取有效的行动（或者其他你认为有效的举措）。我发现压力可以带给我意想不到的力量，在这种情况下取得成绩会让人特别有满足感。例如，（举一个简单的事例）。
问题：“在工作中，你觉得速度重要还是准确度重要？”
在文书工作中，准确度和速度同样重要。所以，别告诉面试官你会为了速度牺牲准确度，或为了准确度放慢速度。你需要又快又好地完成工作。
示例
我觉得速度和准确度都很重要。因此，我努力管理自己的工作量，以便自己能够又快又好地完成工作。幸运的是，我的经验和（某个特定技能）可以让我又快又好地完成工作。例如，（给出一个简单有力的事例）。
问题：“你在工作中遇到过哪些问题？”
（问题：“请描述一个你不得不解决的难题？”）
面试官不仅想知道具体的问题，也想知道你是如何解决这些问题的。你要选择实际性问题，避免涉及人际关系问题或者与上级的矛盾。你最好在描述如何克服问题的时候涵盖以下要点：
■你做到了保持冷静；
■你做到了头脑清醒；
■你运用经验和常识找到了解决方案；
■你一直与上级保持着沟通。
示例
每一份工作都有它的问题，这是肯定的。在（你从事的工作类型）中，最常遇到的问题包括（提到日常工作中会出现的实际问题）。在工作中，我的上级依赖我解决日常的问题。例如，（举一个你解决问题的例子，涵盖上面列出的要点）。还有一次，（举例说明你是如何预见问题并采取措施避免问题的）。
问题：“如果一个很聒噪的同事影响到你工作了，你会怎么办？”
面试官是想知道你能否处理好日常工作中的小问题和不可避免的矛盾，既不让它们影响你的工作，也不让事态扩大。你要向面试官保证你能够自己解决这些问题，既不会冒犯同事，也不会让上级来处理这种人际关系琐事。
示例
我可能会冲对方一笑，说很抱歉，我还有很多工作要忙。我们可以在午休时边喝咖啡边聊，这样可以聊得更加尽兴（或者你也可以用自己的方式来表达）。
示例
我不久前遇到过这个问题，我当时（解释一下你是如何巧妙应对的）。
专业知识
除了我们刚刚讨论的这些问题，面试官肯定还会问到专业性问题，你要有所准备。虽然本章不能完全涵盖那些专业性问题，但是你应该可以根据自己对这份工作的了解来预测将会被问到的问题。这些问题可能涉及：
■你具体的工作经验；
■你对特定流程的了解；
■你使用特定设备的经验；
■你使用不同软件程序的经验；
■你如何应对工作中出现的具体状况；
■你如何处理日常工作；
■你对工作职责的理解。
你要根据自己此前所有的经验，给出一个细致全面、内容丰富的回答。
面试官语录
我知道求职者都很紧张，所以我不会指望他们回答得滴水不漏。如果我让求职者给我讲述一次运用某项技能或取得个人绩效的经历，而他们一时想不起好的例子，那么我不介意他们直说“我一时想不出好的例子，我可以晚点再回答这个问题吗”。求职者尽可以大胆地跳回到之前的问题，也可以改口或纠正自己之前说过的话。这总比给人留下错误的印象好。
——罗伯特·约翰逊（Robert Johnson），区域主管，西南咨询调解和仲裁局（ACAS）
面试官语录
我宁愿有人对我说：“抱歉，这超出了我的经验范围。”这样我就可以接着问下一个问题，而不是在同一个问题上东拉西扯，浪费宝贵的45分钟。
——珍妮特·亨布里，教育和技能政策负责人，西南政府办公室